The Kumala's: 2013

INQUIRY LETTER

PT. PUSAKA MADYA KENCANA
Jalan Suka Raya No. 08
Bogor 16914

October 1^st 2013

PT. Wira Jaya

Jalan Kencana Suaka No.14

Bogor 16914

Dear Sirs,

Our company is a company that specializes in selling various leather products such as leather wallets, leather shoes and so forth. We will soon open several branches in various areas in Java. although we will open branches in various regions, we would like distribution of goods to be shipped for sale in our company running smoothly and the goods we sell good quality goods with prices that can reach the surrounding community.

Some time ago we read a profile of your company, your company produces goods in a newspaper. We are very interested to cooperate with your company. Therefore we are very happy if your company is willing to send the list of goods and price list production. If your company has regional branches in Central Java and East Java, we also ask to include the address of a branch office in your company so that later if your office area is very easy walking distance from our company, we can order the goods from the nearest branch office .

We also hope that your company can provide special offers for our company. We are expecting a reply from you to cooperate with our company.

Yours Faithfully,

Aulia Haris Fristiyani

Purchase Manager

Reply Letter

PT. Wira Jaya

Jalan Kencana Suaka No.14

Bogor 16914

Mrs. Aulia Haris Fristiyani

Purchase Manager

Jalan Suka Raya No. 08

Bogor 16914

Dear Mr.Rhesa Radyan

Thank you for your inquiry letter of 1^st October 2013 and interested in our advertisement.

As requsted, we enclose herewith the latest illustrated catalogue together with price list and the terms. Dispatch of poduct will be sent after we receive two weeks order letter, and we could give 4% cash discount in 30 days from invoice date.

We are looking forward to your order soon.

Yours Sincerely,

Lia

Marketing Manager

1. PENDAHULUAN

Penulisan Ilmiah (selanjutnya ditulis dengan PI saja) merupakan tugas yang harus dikerjakan oleh setiap mahasiswa yang telah duduk di semester 6. PI memiliki bobot 2 SKS. PI bisa merupakan karya ilmiah atas hasil studi di lapangan (aplikatif), studi pustaka (teoritik), maupun gabungan keduanya.

Studi lapangan bisa berupa kerja praktek, magang, wawancara, pengamatan, studi banding, dan berbagai cara lainnya. Studi pustaka bisa berupa perbandingan teori, pengembangan teori, pengaplikasian teori, pembuktian teori, dan sebagainya.

PI harus diselesaikan dalam 3 (tiga) bulan sejak diterimanya Surat Keputusan Rektor Universitas Gunadarma tentang kewajiban menulis PI bagi mahasiswa, dan penunjukan Dosen Pembimbing PI.

2. STRUKTUR DASAR PI

PI memiliki struktur dasar : (1) adanya masalah, (2) adanya teori-teori, dan (3) pemecahan masalah dengan teori-teori tersebut. Di dalam penyusunan PI, struktur dasar tersebut ditambah (a) Pendahuluan (b) Penutup dan dilengkapi dengan format-format yang berlaku di setiap program studinya, seperti kolom tanda tangan pembimbing, Ketua Jurusan, dan Koordinator Sidang PI. Buku PI juga dilengkapi dengan Daftar Gambar, Daftar Tabel, Daftar Isi, Kata Pengantar, Lampiran, Abstraksi, Daftar Pustaka, dan berbagai kebutuhan lainnya.

Pada Pendahuluan minimal berisi : (a) Latar Belakang Masalah, (b) Batasan Masalah, (c) Rumusan Masalah, (c) Tujuan Penelitian, (d) Metodologi Penelitian, dan (e) Sistematika Penulisan. Pada Penutup dapat berisi Kesimpulan dan Saran atas hasil penelitian yang telah dilakukannya.

3. PEMBABAKAN PENULISAN

Pada intinya, PI terdiri atas 4 Bab, yaitu (1) Pendahuluan, (2) Landasan Pustaka (Teori), (3) Analisis dan Pembahasan, dan (4) Penutup. Namun demikian, pembabakan tersebut bisa saja dikembangkan, misalkan di Bab 3, Analisis dipisahkan dengan Pembahasan, atau diisi bab mengenai Kegiatan Usaha Saat Ini yang sedang diteliti, atau Prosedur Kerja yang masih diberlakukan saat ini, dan sebagainya.

4. BAB PENDAHULUAN

Di bab pendahuluan, Peneliti/ Penulis harus dapat secara fokus menuliskan masalah-masalah yang terjadi di tempat penelitiannya. Dengan membaca bab pendahuluan ini, setiap pembaca sudah dapat mengetahui apa sebenarnya yang akan dilakukan oleh peneliti dalam penelitiannya.

Agar lebih jelas

untuk tulisan selanjutnya,

diambil contoh unit usaha apotek

yang akan dilakukan komputerisasi administrasinya (aplikatif)

4.1. Latar Belakang Masalah

Di latar belakang masalah dijelaskan, apa saja kendala yang dihadapi oleh pengelola apotek dalam menjalankan kegiatannya. Mungkin saja kendala yang dihadapi adalah (a) kurangnya pegawai, (b) pegawai sering membolos, (c) kekurangan mesin dan petugas kasir, (d) kesulitan membuat laporan keuangan per hari, (e) kesulitan dalam menghitung stok barang, (f) kesulitan dalam pendataan pelanggan, terutama pelanggan yang menggunakan resep, dan sebagainya. Jadi, di latar belakang masalah ini dijelaskan kesulitan-kesulitan yang dihadapi pengelola apotek (unit usaha yang diteliti) yang sedang diamati.

Catatan : Jadi, pada sub bab ini jangan ada penjelasan mengenai komputer atau apa pun yang berhubungan dengan pemecahan masalahnya, karena masih dalam tahap penjelasan masalah

masalah yang dihadapi.

4.2. Batasan Masalah

Tentu saja, dari sekian banyak masalah yang dihadapi apotek tersebut tidak dapat diselesaikan seluruhnya (terutama dengan bidang ilmu komputer). Sehingga, isi batasan masalah adalah pemilihan masalah mana yang akan diselesaikan dengan PI ini.

Misalkan, batasan masalahnya adalah, PI ini akan dibatasi pada masalah kesulitan dalam pembuatan laporan keuangan per hari, pendataan pelanggan, dan penghitungan stok obat.

4.3. Rumusan Masalah

Dari batasan masalah yang telah dipilih, dirumuskan masalah tersebut dengan kalimat tanya. Dengan kalimat tanya tersebut, diharapkan para pembaca lebih tahu ke arah mana PI ini akan digiring.

Rumusan masalahnya adalah : bagaimana rancangan sistem komputerisasi untuk menyelesaikan masalah pembuatan laporan keuangan per hari, pendataan pelanggan, dan penghitungan stok obat di apotek tersebut ?.

Dari sini pembaca akan tahu bahwa PI ini ditulis untuk membuat perancangan sistem komputerisasi guna mecahkan masalah di atas.

4.3. Tujuan Penelitian

Tentu saja, tujuan penelitian ini adalah untuk memecahkan masalah (yang telah dibatasi) di atas. Namun demikian, tujuan-tujuan lainnya (efek positif dari perancangan sistem) boleh saja ditulis. Misalkan, diharapkan akan meningkatkan kualitas pelayanan. Dengan meningkatnya kualitas pelayanan, maka para pelanggan akan merasa puas, dan diharapkan pelanggan akan bertambah yang dapat meningkatkan penghasilan apotek.

4.4. Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian berisi mengenai bagaimana cara kita melakukan penelitian. Misalkan, penelitian ini dilakukan melalui studi lapangan yaitu dengan cara pengamatan, wawancara, penyebaran kuisioner, dan sebagainya.

Penelitian juga dilakukan dengan membaca buku-buku teori tentang perancangan sistem, keuangan, perapotekan, dan contoh-contoh kasus yang menyerupai kasus yang akan dibahas.

4.5. Sistematika Penulisan

Di sini dijelaskan mengenai pembabakan penulisan, Bab 1 mengenai apa, Bab 2 mengenai apa, dan seterusnya. Pembabakan ini dibuat selogis (terurut) mungkin.

5 BAB LANDASAN TEORI

Di bab ini diungkapkan teori-teori yang digunakan Penulis untuk memcahkan masalah. Selain teori, bisa juga dimasukkan alat-alat (tools) perancangan sistem, namun demikian tools tersebut hanya digunakan sebagai pelengkap saja, teori utamanya harus dikedepankan.

Misalkan, pada pembahasan ini teori yang perlu disampaikan adalah apa itu laporan keuangan ?, bagaimana bentuknya ?, apa isinya ?. Lalu, apa itu stok ?, bagaimana mengatur stok ?, dan berbagai teori yang dibutuhkan.

Adapun mengenai tools-nya, bisa berupa gambar-gambar DFD, ERD, flowchart, maupun statements atau penjelasan dari bahasa pemrograman yang digunakan (seperlunya saja)

Jadi di PI jangan ada penjelasan mengenai software, misalkan Visual BASIC yang dijelaskan berlembar-lembar, mulai dari sejarah sampai ke penjelasan mengenai icons-nya, malah teori utamanya tidak ada atau hanya sedikit saja. Cukuplah penjelasan mengenai Visual BASIC tentang kegunaan dan konfigurasi minimal komputer yang dapat menggunakan software ini.

6. BAB ANALISIS dan PEMBAHASAN

Di bab ini dijelaskan secara runut (logis) mengenai langkah-langkah pemecahan masalah yang dilakukan. Bisa dimulai dengan menganalisis permasalahan (di sub-bab batasan masalah), kenapa masalah itu bisa terjadi, apa saja kendalanya, dan apa langkah penyelesaiannya. Selanjutnya dilakukan proses atau prosedur atau langkah-langkah penyelesaian dari sub-bab rumusan masalah.

7. BAB PENUTUP

Pada bab penutup ini, isinya adalah kesimpulan dan saran. Kesimpulan adalah jawaban mengenai “apakah pembahasan yang telah dilakukan dapat memecahkan masalah ?.” Jawaban harus jujur (sesuai dengan norma-norma keilmiahan). Saran berisi mengenai hal-hal yang dapat dikembangkan dari PI yang sudah diselesaikannya ini. Saran juga dapat berisi mengenai penyempurnaan dari PI yang karena sesuatu hal belum dapat dilakukan secara sempurna di sini (misalkan, hendaknya pihak apotek memiliki format kertas yang standar untuk mencetak laporan keuangan harian agar pencetakan dapat menghemat tinta printer dan lebih cepat, dan sebagainya).

8. LAMPIRAN

Lampiran berisi berkas-berkas yang merupakan pendukung penelitian dan penulisan, misalkan bisa berupa listing program, print-out laporan keuangan, lay-out di monitor komputer, surat persetujuan penelitian di apotek, dan sebagainya.

9. PENGALAMAN KESALAHAN

Berikut akan dijelaskan mengenai kesalahan-kesalahan yang sering dilakukan mahasiswa berdasarkan pengalaman kami dalam membimbing dan menguji PI selama ini.

9.1. Menggunakan kata ganti orang

Masih banyak yang menulis PI seperti menulis buku (dalam hal ini, Penulis mengajak pembaca berpikir atau belajar kepadanya), misalkan pada kalimat-kalimat :

(a) Seperti sudah kita ketahui bersama ...........(ada kata “kita”)

(b) Dalam hal ini, Penulis meyakini bahwa ..... (ada kata “Penulis”)

Jadi, jangan gunakan kata ganti orang. Untuk mencegah itu, gunakanlah kalimat pasif, misalkan pada (c) Bisa dilihat di sini ...., dan sebagainya.

9.2 Menggunakan kata perintah

Jangan menggunakan kata atau kalimat perintah di PI yang menjadikan seakan para pembaca adalah ’murid’-nya. Misalkan pada kalimat :

(a) Lihatlah, bahwa berdasarkan .......(ada kata perintah “Lihatlah”)

(b) Untuk itu, klik-lah mouse sebanyak dua kali ....(ada kata “klik-lah)

Kembali, gunakan kalimat pasif, misalkan “Dilihat, bahwa berdasarkan...” agar semua penulisan ini dilakukan sendiri oleh si penulis PI.

9.3. Penggunakan suku kata “di”

Masih banyak yang tidak mengerti kapan suku kata “di” harus dijadikan penunjuk tempat, atau menjadi kata depan, sehingga banyak yang menulis :

(a) Pernyataan diatas sudah tepat ....... (“di” yang digabung dengan kata)

(b) Karenanya, harus di lakukan ...........(”di” yang dipisah dengan kata)

yang seharusnya ditulis : (a) di atas, dan (b) dilakukan.

“Di” dipisah dengan kata berikutnya bila ia menunjukkan tempat, misalkan di Jakarta, di samping, di sini, dan semacamnya.

9.4. Menerangkan kehebatan perkembangan komputer di Latar Belakang Masalah

Sewaktu kita menuliskan masalah di latar belakang masalah, jangan kita bicarakan segala sesuatu yang berhubungan dengan pemecahan masalah atau yang tidak ada kaitan langsung dengan masalah. Jadi, cerita mengenai perkembangan komputer yang demikian pesat, dan semacamnya tidak perlu kita tuliskan, karena perkembangan komputer tersebut bukan menjadi masalah kita.

9.5. Kesimpulan yang sama dengan yang ada di Latar Belakang Masalah

Banyak yang menulis segala sesuatu di kesimpulam ternyata hanya mengulang tulisan yang pernah ada di latar belakang masalah atau di bagian lain. Padahal, kesimpulan adalah segala sesuatu yang baru kita dapatkan setelah penelitian kita lakukan.

Ibarat menonton sebuah film, maka kesimpulan terhadap sebuah film adalah film tersebut bagus, biasa-biasa saja, atau tidak bagus. Begitu juga dengan PI, di kesimpulan adalah penjelasan mengenai bagus (sesuai dengan yang diharapkan untuk menyelesaikan masalah), biasa-biasa saja (tidak semuanya sesuai dengan yang diharapkan), atau tidak bagus (sama sekali tidak membantu memecahkan masalah).

9.6. Software yang ‘dikupas habis di Landasan Teori’

Software (contoh, Visual BASIC), bukanlah teori. Jadi seharusnya, software tidak perlu dimasukkan di manapun, baik itu di judul penulisan, maupun di dalam teori. Terlebih lagi, software tersebut didapatkan dari membajak (melanggar HAKI), Jika bukan software bajakan, maka perlu dicantumkan lisensi yang didapat di dalam lampiran.

Jika memang untuk menunjang penulisan, software tersebut harus dicantumkan (dan berlisensi) maka jjelaskan secara singkat saja (sekitar 1 alinea) mengenai manfaat software tersebut bagi penelitian. Jadi jangan dikupas habis mulai dari sejarah hingga icons yang disediakannya.

10. STRATEGI PENYUSUNAN PI

Untuk menyusun PI diperlukan strategi khusus, baik strategi dalam faktor fisik maupun strategi dalam faktor mental. Untuk strategi fisik, tidak perlu diterangkan di sini, mudah-mudahan mahasiswa dalam keadaan sehat wal afiat dan pandai menjaga kesehatan tersebut selama masa penulisan PI dan seterusnya.

Adapun strategi non fisik akan diterangkan berikut ini.

10.1. Niat

Kegiatan apapun yang memerlukan kesiapan mental harus didahului dengan niat. Niat adalah kesadaran diri yang penuh bahwa kita akan berbuat sesuatu dengan mengerahkan segala kemampuan diri (berpikir dan bertindak) untuk mencapai apa yang akan kita inginkan, yaitu menyusun PI.

Dengan niat, tentu pikiran kita (di manapun kita berada) akan fokus ke penyusunan PI dan bertindak (berperilaku) untuk mendukung penyelesaian penyusunan PI tersebut.

10.2. Tentukan pokok bahasan

Langkah berikutnya adalah menentukan pokok bahasan. Ada beberapa cara dalam pemilihan pokok bahasan, antara lain (1) mata kuliah yang disukai, (2) hobi, (3) perhatian, dan sebagainya.

Pada mata kuliah yang disukai (setidaknya karena mendapat nilai yang baik), sedikit-banyak akan membantu dalam menemukan pokok bahasan. Dalam contoh-contoh soal, ada banyak yang bisa dijadikan masalah yang bisa dibuatkan program dengan bahasa pemrograman untuk menyelesaikan masalah tersebut (PI aplikatif)

Pada hobi, tentu juga ada masalah yang bisa diangkat untuk dijadikan masalah di PI. Misalkan hobi kita main catur, bisa kita buatkan program untuk pembelajaran catur bagi pemula (misalkan hanya langkah-langkah yang diijinkan dari setiap bidak catur), atau membuat website untuk saling bertukar pikiran antarpenghobi catur, dan sebagainya.

Pada perhatian, apa yang selama ini menjadi pusat perhatian kita ?. Misalkan bidang kesehatan, atau bidang pendidikan anak-anak balita, bidang keamanan, dan sebagainya. Pada bidang pendidikan anak-anak balita misalkan, kita bisa membuatkan software penunjang belajar bagi mereka, misalkan menampilkan gambar-gambar hewan serta suaranya.

Bisa juga perhatian kita pada bidang bisnis transportasi, misalkan bagaimana membentuk jalur-jalur perjalanan yang efisien agar perusahaan transportasi mendapatkan keuntungan yang lebih besar, dan sebagainya.

Bila semua hal di atas masih sulit, maka cara sederhana untuk mendapatkan pokok bahasan adalah dengan mendatangi perpustakaan untuk membaca buku-buku, atau langsung membaca PI-PI kakak-kakak kelasnya yang sudah selesai. Dari sana, ambil salah satu tema dari ribuan PI yang ada, tetapi penulisannya tidak boleh mencontek keseluruhannya (plagiat). Ambil saja temanya, lihat di sarannya (untuk peneliti berikutnya) dan selanjutnya kembangkan pemikiran kita agar ada pemikiran baru yang keluar dari pemikiran kita sendiri (ada andil kita di dalam PI kita yang merupakan kelanjutan penelitian dari peneliti sebelumnya).

10.3. Konsentrasi berkesinambungan

Penyelesaian PI akan lebih baik jika tidak terjedanya konsentrasi kita untuk hal-hal lain di luar PI. Andaikan harus terjeda (pasti akan terjeda karena harus kuliah, ujian, dsb.) tetap harus memikirkan PI dan harus selalu menyediakan waktu untuk menyusun (misalkan pada malam hari). Satu hari saja kita tidak memikirkan PI maka sulit bagi kita untuk memulainya kembali, sehingga ada kiasan ”tiga minggu kita menyia-nyiakan penulisan, maka kita akan mulai menulis lagi pada tiga tahun kemudian.”

10.4. Sisihkan uang jajan

Tidak murah menyusun PI, tapi hasilnya (jika berhasil) tidak akan terbayar rasa bahagianya. Karenanya, jangan terlalu membebani orang-tua, mulailah dengan menyisihkan uang jajan. Gunakan uang jajan untuk membeli kertas, tinta printer, buku, dan segala sesuatu yang mendukung PI.

Kita tidak bisa berharap, setiap tulisan yang kita buat (dan sudah kita cetak) tidak ada koreksi dari dosen pembimbing. Kita juga tidak bisa berharap bahwa sekali cetak akan mulus tercetak (kadang-kadang masih ada yang salah, kurang halaman, kotor, dan sebagainya.)

10.5. Kuatkan teori, dan kuatkan mental untuk siap berdebat

Pengujian bukan hanya sewaktu ujian sidang PI, tetapi sewaktu menyusun PI, kita sudah harus berhadapan dengan dosen pembimbing. Salah satu cara dosen pembimbing mengetahui PI dibuat sungguh-sungguh oleh mahasiswa bimbingannya (bukan mencontek atau dibuatkan orang lain) adalah dengan mengujinya.

Pengujian itu juga bukan tanpa sebab lain, karena setiap dosen pembimbing juga diminta pemberian nilainya oleh koordinator Bagian PI Universitas. Jadi, untuk memberi nilai yang pantas bagi bimbingannya, dosen pembimbing juga ikut menguji (sewaktu proses penyusunan).

10.6. Malu pada diri sendiri

Memang, dari sekian ratus atau bahkan ribu mahasiswa yang menyusun PI dalam waktu yang bersamaan, tidak semua terpantau, sehingga ada juga mahasiswa yang mau enak sendiri. Misalkan, minta dibuatkan teman, atau beli kepada penyedia penyusunan PI, bahkan mencontek habis (plagiat).

Apakah hal itu akan merugikan dosen pembimbing atau pihak Universitas ?, secara langsung tidak akan merugikan, justru ruginya bagi mahasiswa yang bersangkutan, karena sudah menyalahi kaidah keilmuan yaitu jujur dan bertang-gung jawab yang tentunya akan dimintakan pertanggungjawabannya kelak di akherat.

Karenanya, malulah pada diri sendiri bila kita berbuat yang dilarang oleh Tuhan YME, antara lain berbuat curang, mengelabuhi orang lain, dan menyiksa diri sendiri.

11. PENUTUP

Demikianlah sedikit ulasan dari kami, semoga bermanfaat. Bila ada saran atau pertanyaan, silakan e-mail kami, insya Allah akan kami jawab atau kami tambahkan di penulisan ini. Terima kasih atas perhatiannya.

The Kumala's

23/10/2013

Order Letter

Inquiry Letter

27/09/2013

Bussines Letter (example)

24/03/2013

rangkaian led flashing love

TUNTUNAN PEMBUATAN PENULISAN ILMIAH UNIVERSITAS GUNADARMA FAKULTAS ILMU KOMPUTER dan TEKNOLOGI INFORMASI JURUSAN SISTEM INFORMASI dan MANAJEMEN INFORMATIKA

it's me